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为规范合同类文本原件的管理工作，确保合同档案的完整、安全和有效利用，特制定本管理规定。

一、本规定除特别注明外，适用于广东金意陶陶瓷集团有限公司及其子、分公司，各生产基地（下称各单位）。

二、本规定所指的合同类文件原件指由各单位归口管理的各类合同、类合同的原件。归口管理的合同类文件包括：销售合同、采购合同、其他合同或协议、对账单、确认函、催款函等与合同履行、债权债务确认、证据保留有关的文件。

三、合同类原件管理办法

1、合同类文件盖章登记台账

上述指定部门人员应建立“盖章登记电子台账”，合同经办人办理合同盖章时需在“盖章登记电子台账”进行登记，办公室专员在每次接收到合同原件后应及时在台账中进行补充录入，以有效进行合同文档的查询、利用工作。

2、合同类原件回收管理

2.1、归档的合同类文件必须为原件或正本，原则上我司需保留两份合同类文件原件或正本，其中办公室保留一份，财务部保留一份，经办人需根据合同双方所需原件进行合同类文件准备。2.2、各单位盖章的合同类文件，原则上先由对方单位先行盖章，再由经办人凭合同原件和审批流程纸一同到法务外联部或其指定的各单位承担法务审核责任的人员进行纸质版的形式审核签字后，到各单位指定用印管理部门进行盖章，盖章后用印部门直接保留合同原件一份。2.3、如因特殊情况，需我单位先行盖章的，经办人必须在 15 个工作日内回收双方盖章后的合同类文件原件，如超期未能回收原件的，经办人应及时向用印管理部门通报情况并提出补救措施和方案。

3、合同的合理使用

3.1、因工作需要查阅本部门合同档案资料的，应由查阅人提出申请，经部门负责人批准后，到档案室办理借阅手续；需要查阅非本部门合同档案资料的，应由查阅人提出申请，经本部门负责人同意与办公室负责人批准后，到档案室办理借阅手续。3.2、借阅档案原则上不能带出公司，确有必要带出公司的，应经相关部门负责人、中心负责人批准后方可带出，使用完毕必须保证完整交还。3.3、若因私自带出或其他不当使用行为造成合同信息泄露的，将视情节的严重性予以处罚。

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