哈尔滨工程大学 - 《工学周报》
全校办公室系统工作体系建设的探索与实践
作者：李洪波 □党政办
2012-05-25
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“国之废兴，在于政事；政事得失，由乎辅佐。”办公室系统在整个学校工作中发挥着显著作用，担负着综合协调、督办检查、服务保障的重要使命，办公室是一个单位对内对外的“门面”和“窗口”，是“参谋部”，更是“左右手”。广大从事办公室工作人员，是学校保运转、促发展，不可缺少的力量。
全校办公室系统工作体系建设是在深入贯彻落实科学发展观及工业和信息化系统、全省教育系统办公室主任会议精神，学校完成第四轮机构改革和干部竞聘上岗工作，办学重心下移的背景下创建的。该项目旨在系统地研究、分析、解决办公室系统工作中出现的若干问题，思考建立现代、高效的办公室系统工作体系，以加强学校院系、部处办公室工作的业务联系和经验交流，对协力推进办公室整体工作上水平，学校各项工作高效有序运转具有较为重要的理论价值与现实意义
一、 项目建设理念
项目建设初期，确立了以“一个核心，一个宗旨，一个根本”为基础的“打造两个平台，疏通三个渠道，提升两种能力”的基本理念。即：以能力建设为核心，以团队建设为宗旨，以效率提升为根本，通过全校办公室系统工作体系的建设，着力打造资源共享平台和交流协作平台，疏通信息沟通渠道、学习培训渠道和成长晋升渠道，健全体制机制，促进科室效能建设和个人成长成才，更好的服务学校中心工作。
二、项目建设的具体措施和成效
（一）夯实业务，提升能力，打造办公室系统学习培训体系
办公室人员要有独特性，这就要强化核心业务能力，力争每个成员有“绝活”，成为本职岗位的“行家里手”，确保办公室工作的精细化、专业化、科学化。项目实施以来，党政办公室牵头，结合办公室工作的重要性和特殊性，以业务培训为抓手，各有侧重的提升办公室人员的综合素质和业务技能，收效良好。
一是每年举办一次全校办公室系统座谈会。会议通报全校办公室工作情况，交流经验，分享成果，加强业务学习及业务工作的部署和落实，对办公室系统全体人员从思想观念到工作方式、工作重心进行阶段性调整，以适应不断出现的新形势和新任务。
二是开展理论性、业务性、专项性培训。分别由各有关单位牵头，举办了公务接待、公文写作、人力资源管理、政策法规、国际礼仪与沟通、档案管理软件使用等系列培训讲座，各办公室人员结合自身经验和工作实际，将与学校相关上级精神和业务工作等做了系统梳理和凝练，对相关问题进行深入解读，切实增强了办公室系统全体人员的业务能力。
三是探索建立学习培训长效机制。党政办积极打造“每周一主题”、“每科一品”、“每人一讲”的品牌活动，支部以学习上级领导讲话精神、组织课题申报立项、业务知识培训和竞赛、为灾区献爱心、创先争优活动点评、办公室网站建设、实验室参观等为主题举办了20余期主题活动，将学习常态化、制度化，为把办公室工作上水平、上高度奠定了坚实基础。
“博观约取，厚积薄发。”项目创建中的各类学习培训活动的开展，显著提升了办公室系统人员的业务能力，增强了个人思想道德素质、政策理论水平、职业素养和协同创新能力，对科室效能的提升和个人成长成才提供了敦厚的内在动力。
（二）主体互动，团结协作，搭建办公室系统工作平台
办公室是学校各类信息的集散地，而信息是时间上的“易碎品”，要保证信息的可靠性和时效性，就要积极拓宽信息渠道，努力搭建上下衔接、左右联动、纵横融通的信息网络。项目实施以来，党政办公室牵头，凝心聚力，打造囊括“群、网、报”的办公室工作交流平台及信息资源共享平台。
一是建立办公室系统工作人员网上交流群。为保证信息的快捷传播、交流和共享，办公室系统充分利用新型沟通交流媒介，建立了共有134位成员的QQ群。目前，QQ群已成为办公室系统发布通知、咨询问题、征集信息的重要途径之一。
二是创建学校办公室系统工作网站。为方便信息的发布和查找，办公室系统建立了工作网站。网站内设“工作动态”、“资源共享”、“业务培训”、“工作简报”、“工作研究”和“人员名单”等栏目，已成为办公室系统各单位反映工作实绩、交流经验、规范工作程序和展示人员风采的重要媒介。
三是创刊全校办公室工作简报。项目针对办公室主要业务职能定位，创立了《哈尔滨工程大学办公室工作简报》，稿件内容紧密联系工作实际。如简报以“我在接待工作中的二三事”为题，就会务接待中细节方面处理的纰漏进行分析、阐释，为类似工作的顺利开展提供了借鉴。
信息交流平台的建成和完善，为办公室系统全体人员全面、及时地共享资源拓宽了渠道。党政办汇集了校园基本信息库、业务工作信息库、学习资源库等共享资源，完成对各单位办公室工作的调研并形成报告，多方联动，加强办公室系统的协作力和执行力。
（三）抓效率，重落实，健全办公室系统工作机制
从事办公室工作就要有强烈的效率意识，遇事不拖拉、不推诿。切实做到大事精办、急事快办、要事稳办、特事特办、凡事细办。项目实施以来，党政办公室牵头，各单位着力提高工作实效，服务意识、统筹协调能力增强，办公室工作走向规范化、制度化。
一是增强服务意识。办公室系统担负着为领导服务、为同级部门服务、为基层服务、为师生服务的重要职责，服务能力的增强，直接影响着工作效率的提升。办公室系统在后勤保障、文稿撰写、党务工作、车辆调度、公务接待、物品采购、档案建设等方面严把服务质量关，不断改进服务手段和方式，确保各项工作高效有序运转。
二是规范办事程序。党政办全面梳理学校常规工作时间节点，指定各类工作牵头单位和分工安排，规范了重要接待、专题会议、检查迎评、突发事件等工作的开展。同时，修订了《党政办公室工作手册》、《科室职能手册》等多个工作手册，对日常业务工作进行科学的制度化管理，办公室系统整体工作效能显著提升。
三是加强统筹协调。办公室系统工作人员不断增强大局意识、服务意识，协调意识。面对重大工作任务，相互协作，共同提高。如联合承办大型国际、国内会议、跨专业、行业调研，跨机关、院系举办各类赛事等，有力推动了学校相关工作的顺利开展，为办公室系统的科学化管理提供强大合力。
“效率是做好工作的灵魂。”办公室系统对工作机制体制的健全和流程的规范，为提高办事效率、节省精力、“无声化”、“零差错”打下了铺垫。
三、项目创建的突出贡献和发展方向
经过一年多的项目建设，我们初步建立了全校办公室系统工作体系，打造了办公室工作平台，疏通了多方渠道，全方位提升了办公室人员的能力，逐渐形成由党政办牵头、各单位办公室积极参与的“大协作、大沟通、大服务”趋势。
同时，我们也越来越认识到学校办公室系统与学校教学、学生工作、科研等管理系统相互支撑，积极促进。办公室系统建设工作更得到了校领导的关心和重视，并提出明确要求。
校党委书记谷焕民批示：“希望继续建设好、利用好这一平台，团结带动全校办公室工作者，深化内涵建设，着力科学发展，为学校加快向研究型大学转型升级发挥独特作用、做出更大贡献”；校长刘志刚批示：“希望办公室系统同志继续发扬政治可靠、素质过硬、甘于奉献、敢打硬仗的优良传统，着力提升服务中心、服务大局、服务师生的能力，在各自岗位上谱写新的篇章”；校党委副书记高晚欣在第二届全校办公室主任座谈会上指出：全校办公室系统沟通交流平台的搭建，为我们共同研究和探讨办公室工作创造了条件，办公室人员要牢固树立五种意识，强化四种能力，自觉践行服务学校发展使命，着力提高服务学校发展本领。
全校办公室系统工作体系建设尚处在起步和探索阶段，仍面临着日常工作繁杂，学习时间较少，体系还比较松散等情况，如何保证大范围的集中培训时间，如何保持工作热情，如何进一步完善办公室系统建设的配套设施，如何创建、凝练办公室系统的独特工作文化，以增强全校办公室人员的归属感，确保工作再上新台阶等系列问题，值得我们多思考、早落实、找准定位、挖掘内涵，统筹兼顾、刚柔相济，争取为办公室系统人员创新工作，增强能力提供支撑。
“泰山不让土壤，故能成其大；河海不择细流，故能就其深。”办公室系统工作体系建设是一项与时俱进的长期性工作，随着教育规划纲要的颁布实施，学校“十二五”规划的稳步推进，三次党代会精神的宣贯落实，学校转型升级步伐加速，办学体制机制改革逐步深入等，办公室工作面临着新挑战、新要求。全校办公室系统将继续找准切入点、明确着力点、突出贡献点，创新管理、提升服务、营造氛围、共建和谐，为促进文明单位建设，为学校事业科学快速发展做出新的更大贡献！
全校办公室系统工作体系建设是在深入贯彻落实科学发展观及工业和信息化系统、全省教育系统办公室主任会议精神，学校完成第四轮机构改革和干部竞聘上岗工作，办学重心下移的背景下创建的。该项目旨在系统地研究、分析、解决办公室系统工作中出现的若干问题，思考建立现代、高效的办公室系统工作体系，以加强学校院系、部处办公室工作的业务联系和经验交流，对协力推进办公室整体工作上水平，学校各项工作高效有序运转具有较为重要的理论价值与现实意义
一、 项目建设理念
项目建设初期，确立了以“一个核心，一个宗旨，一个根本”为基础的“打造两个平台，疏通三个渠道，提升两种能力”的基本理念。即：以能力建设为核心，以团队建设为宗旨，以效率提升为根本，通过全校办公室系统工作体系的建设，着力打造资源共享平台和交流协作平台，疏通信息沟通渠道、学习培训渠道和成长晋升渠道，健全体制机制，促进科室效能建设和个人成长成才，更好的服务学校中心工作。
二、项目建设的具体措施和成效
（一）夯实业务，提升能力，打造办公室系统学习培训体系
办公室人员要有独特性，这就要强化核心业务能力，力争每个成员有“绝活”，成为本职岗位的“行家里手”，确保办公室工作的精细化、专业化、科学化。项目实施以来，党政办公室牵头，结合办公室工作的重要性和特殊性，以业务培训为抓手，各有侧重的提升办公室人员的综合素质和业务技能，收效良好。
一是每年举办一次全校办公室系统座谈会。会议通报全校办公室工作情况，交流经验，分享成果，加强业务学习及业务工作的部署和落实，对办公室系统全体人员从思想观念到工作方式、工作重心进行阶段性调整，以适应不断出现的新形势和新任务。
二是开展理论性、业务性、专项性培训。分别由各有关单位牵头，举办了公务接待、公文写作、人力资源管理、政策法规、国际礼仪与沟通、档案管理软件使用等系列培训讲座，各办公室人员结合自身经验和工作实际，将与学校相关上级精神和业务工作等做了系统梳理和凝练，对相关问题进行深入解读，切实增强了办公室系统全体人员的业务能力。
三是探索建立学习培训长效机制。党政办积极打造“每周一主题”、“每科一品”、“每人一讲”的品牌活动，支部以学习上级领导讲话精神、组织课题申报立项、业务知识培训和竞赛、为灾区献爱心、创先争优活动点评、办公室网站建设、实验室参观等为主题举办了20余期主题活动，将学习常态化、制度化，为把办公室工作上水平、上高度奠定了坚实基础。
“博观约取，厚积薄发。”项目创建中的各类学习培训活动的开展，显著提升了办公室系统人员的业务能力，增强了个人思想道德素质、政策理论水平、职业素养和协同创新能力，对科室效能的提升和个人成长成才提供了敦厚的内在动力。
（二）主体互动，团结协作，搭建办公室系统工作平台
办公室是学校各类信息的集散地，而信息是时间上的“易碎品”，要保证信息的可靠性和时效性，就要积极拓宽信息渠道，努力搭建上下衔接、左右联动、纵横融通的信息网络。项目实施以来，党政办公室牵头，凝心聚力，打造囊括“群、网、报”的办公室工作交流平台及信息资源共享平台。
一是建立办公室系统工作人员网上交流群。为保证信息的快捷传播、交流和共享，办公室系统充分利用新型沟通交流媒介，建立了共有134位成员的QQ群。目前，QQ群已成为办公室系统发布通知、咨询问题、征集信息的重要途径之一。
二是创建学校办公室系统工作网站。为方便信息的发布和查找，办公室系统建立了工作网站。网站内设“工作动态”、“资源共享”、“业务培训”、“工作简报”、“工作研究”和“人员名单”等栏目，已成为办公室系统各单位反映工作实绩、交流经验、规范工作程序和展示人员风采的重要媒介。
三是创刊全校办公室工作简报。项目针对办公室主要业务职能定位，创立了《哈尔滨工程大学办公室工作简报》，稿件内容紧密联系工作实际。如简报以“我在接待工作中的二三事”为题，就会务接待中细节方面处理的纰漏进行分析、阐释，为类似工作的顺利开展提供了借鉴。
信息交流平台的建成和完善，为办公室系统全体人员全面、及时地共享资源拓宽了渠道。党政办汇集了校园基本信息库、业务工作信息库、学习资源库等共享资源，完成对各单位办公室工作的调研并形成报告，多方联动，加强办公室系统的协作力和执行力。
（三）抓效率，重落实，健全办公室系统工作机制
从事办公室工作就要有强烈的效率意识，遇事不拖拉、不推诿。切实做到大事精办、急事快办、要事稳办、特事特办、凡事细办。项目实施以来，党政办公室牵头，各单位着力提高工作实效，服务意识、统筹协调能力增强，办公室工作走向规范化、制度化。
一是增强服务意识。办公室系统担负着为领导服务、为同级部门服务、为基层服务、为师生服务的重要职责，服务能力的增强，直接影响着工作效率的提升。办公室系统在后勤保障、文稿撰写、党务工作、车辆调度、公务接待、物品采购、档案建设等方面严把服务质量关，不断改进服务手段和方式，确保各项工作高效有序运转。
二是规范办事程序。党政办全面梳理学校常规工作时间节点，指定各类工作牵头单位和分工安排，规范了重要接待、专题会议、检查迎评、突发事件等工作的开展。同时，修订了《党政办公室工作手册》、《科室职能手册》等多个工作手册，对日常业务工作进行科学的制度化管理，办公室系统整体工作效能显著提升。
三是加强统筹协调。办公室系统工作人员不断增强大局意识、服务意识，协调意识。面对重大工作任务，相互协作，共同提高。如联合承办大型国际、国内会议、跨专业、行业调研，跨机关、院系举办各类赛事等，有力推动了学校相关工作的顺利开展，为办公室系统的科学化管理提供强大合力。
“效率是做好工作的灵魂。”办公室系统对工作机制体制的健全和流程的规范，为提高办事效率、节省精力、“无声化”、“零差错”打下了铺垫。
三、项目创建的突出贡献和发展方向
经过一年多的项目建设，我们初步建立了全校办公室系统工作体系，打造了办公室工作平台，疏通了多方渠道，全方位提升了办公室人员的能力，逐渐形成由党政办牵头、各单位办公室积极参与的“大协作、大沟通、大服务”趋势。
同时，我们也越来越认识到学校办公室系统与学校教学、学生工作、科研等管理系统相互支撑，积极促进。办公室系统建设工作更得到了校领导的关心和重视，并提出明确要求。
校党委书记谷焕民批示：“希望继续建设好、利用好这一平台，团结带动全校办公室工作者，深化内涵建设，着力科学发展，为学校加快向研究型大学转型升级发挥独特作用、做出更大贡献”；校长刘志刚批示：“希望办公室系统同志继续发扬政治可靠、素质过硬、甘于奉献、敢打硬仗的优良传统，着力提升服务中心、服务大局、服务师生的能力，在各自岗位上谱写新的篇章”；校党委副书记高晚欣在第二届全校办公室主任座谈会上指出：全校办公室系统沟通交流平台的搭建，为我们共同研究和探讨办公室工作创造了条件，办公室人员要牢固树立五种意识，强化四种能力，自觉践行服务学校发展使命，着力提高服务学校发展本领。
全校办公室系统工作体系建设尚处在起步和探索阶段，仍面临着日常工作繁杂，学习时间较少，体系还比较松散等情况，如何保证大范围的集中培训时间，如何保持工作热情，如何进一步完善办公室系统建设的配套设施，如何创建、凝练办公室系统的独特工作文化，以增强全校办公室人员的归属感，确保工作再上新台阶等系列问题，值得我们多思考、早落实、找准定位、挖掘内涵，统筹兼顾、刚柔相济，争取为办公室系统人员创新工作，增强能力提供支撑。
“泰山不让土壤，故能成其大；河海不择细流，故能就其深。”办公室系统工作体系建设是一项与时俱进的长期性工作，随着教育规划纲要的颁布实施，学校“十二五”规划的稳步推进，三次党代会精神的宣贯落实，学校转型升级步伐加速，办学体制机制改革逐步深入等，办公室工作面临着新挑战、新要求。全校办公室系统将继续找准切入点、明确着力点、突出贡献点，创新管理、提升服务、营造氛围、共建和谐，为促进文明单位建设，为学校事业科学快速发展做出新的更大贡献！