山东理工大学 - 《山东理工大学报》
面对面 心贴心
———“职能部门与学生面对面”活动举办7年架起师生连心桥本报记者 崔文斐
“如何申请校内勤工助学岗?”、“感觉校内垃圾桶数量较少,可否再购置一些?”、“请问如何申请提前毕业?”、“要出国深造的同学档案怎么处理?”……每周四下午,在大学生事务中心接待室里,面对学生提出的各类问题,学校相关部门负责人耐心地一一作答。
为解答学生在学习生活中遇到的困难和问题,帮助他们更顺利地度过大学生活,大学生事务中心自2006年9月起举办 “职能部门与学生面对面”活动,邀请学校相关部门负责人作为活动嘉宾到大学生事务中心接待室与学生面对面交流,解读学校相关政策,现场解答同学们的提问。从最初的每月一期到后来的每周一期,从单一的问答到多媒介多渠道的推介,从为个别学生答疑解惑到成为各部门与学生交流沟通的良好平台,“职能部门与学生面对面”活动走过了7个年头,架起了一座联系学生与学校职能部门的“连心桥”。他们付出的是对学生的关爱,收获的是各部门的支持和学生的信任。
细心———组织严谨科学打开“面对面活动”的学期安排表,党委组织部、教务处、学生工作处、团委、学生公寓管理中心、后勤管理处、饮食服务中心等学校18个部门历历在目,和学生学习相关的、生活相关的、活动相关的、社会需求相关的、兴趣相关的……凡是想得到的,都已涵盖在内。
“职能部门与学生面对面”活动自诞生之初,就确立了一项基本原则———“以爱为源、以生为本”,这也是我校的学生工作理念。凡是和学生学习、生活相关的部门,都会邀请来;凡是学生有疑惑的问题,都想办法解答,大学生事务中心的工作人员一开始就给自己压上了一副“重担”。
同时,每个部门的参加时间也都经过了精心计划和多方协调。比如,每年9月末,学校学生奖助学金评选通知下发后,“面对面”活动就邀请学生资助管理中心负责人作为活动嘉宾,你更适合申请哪类奖助学金?不同的奖助学金都有哪些要求?都可以在这里找到答案;每年10月中下旬,大四学生开始准备报考研究生,“面对面”活动就邀请研究生处负责人针对如何选择学校、如何科学报考、我校的优秀生源计划等问题一一解答;冬季来临,宿舍已开始供应暖气,能源管理中心的老师们如约前来,帮学生处理各类问题,为他们送去一个温暖的冬天……活动组织策划中的细节问题不胜枚举,除了要考虑时间、地点、学生当前的需求,还要考虑东西校区的综合协调,节假日是否与安排有冲突,如何尽最大可能让各学院各专业学生都有机会参加等等。一份看似简单的“面对面”活动安排表,凝结的是事务中心老师的严谨与细心,体现的是学校各部门对工作的负责和对学生的关爱。
贴心———关注学生需求“为什么英语A班的同学最早第二年六月才可参加英语四级考试,而B班则要更晚?能不能提前考?”、“校园网为什么要限定流量?”、“有同学发现面食区的师傅偶尔不戴手套就直接出售食物,能否制止其行为?”、“能否多邀请一些同学们感兴趣的企业来学校招聘”、“学生入校时除加入城镇居民医疗保险外还购买了商业保险,两者有什么区别?”……一个个问题反映了学生多元化的需求,也反映了大家对学校各部门的信任与美好期待。每一个看似简单的问题,都可能代表了多个学生的意见和看法;每个工作上细小的点,终将映照出学校工作的整个面。对于事务中心和相关部门的老师来说,问题没有大小之分,也没有好坏之分,只要学生提出来,就认真应对、及时解答。根据各类问题的特点,事务中心每次“面对面”活动结束后,均认真整理各部门的解答,将整理后的活动记录交由部门修改审阅,其后通过我校“青春在线”网站、学生工作办公系统、大学生事务中心海报栏等渠道正式发布,再进行多方推介宣传,这样解决的就不仅仅是学生个体的问题,而是学生群体的某些共性问题。一切努力均指向学生真实需求,解决学生实际困难与疑惑。
耐心———永远直面问题既然允许发问,那就不要设限;既然承诺服务,务必做到耐心。来到大学生事务中心寻求解答与帮助的学生所带来的问题注定是多元化的、复杂的。但中心工作老师的态度永远是:直面问题、绝不推脱、务求解决。
2012年5月,一位外国语学院的女生到事务中心咨询护照办理事宜,中心工作人员也不清楚。但答复“不知道”、“请咨询其他部门”,绝不是事务中心的风格。工作人员马上咨询了我校国际合作与交流处负责人,得知此项业务由淄博市出入境管理部门负责。然后通过查询网络资料、电话咨询淄博市出入境管理部门,了解了护照办理的相关手续要求。半小时后,事务中心终于给出了一个让学生满意的答复。2013年12月,一名2006届毕业生在“青春在线”留言询问:“由于我的档案里缺少‘大学入门报考登记表’这一页,需要回校复印‘大学入学花名册’并加盖公章,请问去哪个部门办理?”事务中心老师立即在网上回复:“学校档案馆负责为学生办理此项业务,你可以与档案馆联系,电话2781218。”这种工作场景几乎每月、每周、每天都在上演。活动虽然是职能部门与学生面对面,但却不限于职能部门职责权限。直面问题,灵活机动、千方百计地圆满解决问题,而不是逃避问题、躲开麻烦,这是他们工作的最高指导原则。
用心———不断优化成长2006年,“职能部门与学生面对面”活动开展之初,只是每个月邀请某部门负责人与十几个学生简单座谈答疑;2010年起“面对面活动”每周四下午举行,围绕某个部门工作内容进行现场交流互动,活动更加规范,影响力不断扩大;2010年5月27日起它登上学校每周工作安排表,获得了全校的关注与支持;2010年起负责“青春在线”留言版栏目,每天及时答复学生的线上提问,截至目前共解答学生问题610个;2013年起与校报合作专栏———“回音壁”,选取近期学生关注的焦点问题,利用报纸“广而告之”,至今已发布17期。
……7年来,活动在开展过程中,一直不断优化与成长。2010年至今,“面对面”活动已举办123期,共解答学生问题1500多个,每周及时整理活动记录并公开发布,还按年度汇编成册,发放给相关部门和辅导员,为开展工作提供参考。
一路走来,“面对面”活动的成长与大学生事务中心老师的努力是分不开的。他们除了受理学生提出的问题,有时还会自己找问题,“自问自答”。今年11月主动解答北门开通时间与山体景观美化工程的专题栏目得到了很多学生的关注;每学期放假前主动收集宿舍、教室、餐厅等相关部门的工作安排,为假期准备留校的学生带来极大便利,从而将一些疑问“消灭”在了萌芽状态。中心还积极利用微信、人人公共平台、校内学工系统、辅导员QQ群,发布活动公告、讯息,进一步扩大了受众面。
时至今日,“职能部门与学生面对面”已不是活动开展之初那个柔弱纤细的小树苗,它已成长为一棵参天大树,2000多名学生直接参加活动解除了疑惑,更有不计其数的莘莘学子在它亭亭华盖之下间接受益,进一步明确了自己的目标,获得了前进的动力。还有多个学校同行来此参观学习,将它结出的硕果撒播到了更加广阔的地域。面对面、心贴心,“职能部门与学生面对面”活动将继续用细心、贴心、耐心的服务为学生的成长成才加油助力!