山东青年政治学院 - 《新山青》
如何做好教学秘书工作
作者：外国语学院刘均国
2009年我入职山青院担任外国语学院教学秘书直到现在，期间赴国外教学三年。作为工作了近十年的青年“老”教秘，愿将自己的切身体验和心得，与各位教秘分享、共勉。
一、学习意识。教学秘书工作有其本身的特殊性，即要紧跟时代步伐。这就要求教秘具备丰富的知识和广阔的视野。近年来进入学校的教秘大多具有专业背景，甚至海外留学背景，这给教秘提升自身提供了一个平台。但是，全球化时代要求教学秘书不仅要学习专业知识，还要学习管理类知识，还要调整、更新自己的知识结构。例如教学秘书应该系统地学习有关高等教育管理类知识，如教育学、心理学、管理学等等，从而加强理论研究和创新能力，提高文化素质和业务素质，使个人综合素质显著提高。同时教学秘书还应该定期参加有关教学管理方面的培训班或研讨会，学习、交流教学管理工作的经验，取长补短，不断提高业务水平。
二、责任意识。责任意识首先就要有时间意识，第一节课是8时20分上课，那么教秘就应该在第一节课前到达本学院办公室；其次还要时刻提醒自己“责任”的重要性。作为各个学院的“螺丝钉”，教学秘书要树立较强的责任意识，要把工作作为自己追求的事业，事事高度负责，一丝不苟，努力做到“干一行，爱一行，精一行。”如果没有责任意识，就会影响到工作效率和工作质量。教学秘书对课程的安排、考试的安排等都关系到正常的教学秩序，一旦做不好，将会造成严重的教学事故；而常规工作中，如果教师或学生的上下课、教室安排、教师请假等出现问题，必然影响到教学工作。特别是学生专升本、校友邦注册提交材料、学籍异动、结业生重考、各类专业考试等，教秘要加强责任意识。
三、质量意识。随着学校快速发展，特别是面临明年教育部本科教学评估，教秘工作在今明两年将会非常繁重，这也对教秘工作提出了更高的要求。其中，提高教学管理的质量将是重中之重，保证优良的教学质量是学校的生命线，也是教师根本价值的体现。而教秘的教学管理质量是保证教学质量的基础。教学秘书在本科教学管理中扮演着重要的角色，直接影响着管理的质量，更关系到学校的未来。如何实现教学管理职能，将管理与服务有机地结合起来，是每一位教秘需要深入思考的问题，而明年的本科评估将成为考验教秘工作质量的重要标尺。
四、服务意识。作为教学科研管理岗位上的普通员工，教秘必须全天候地做好全方位的服务工作。教学秘书是各方面的协调者与沟通者，是学校各部门与院系、院系领导与教师、教师与教师、教师与学生之间的桥梁和纽带，具有承上启下、协调左右、互通信息、缓和关系的作用。教学秘书所承担的每一项具体工作，都是具有服务性质的：主要是为院系领导服务，为老师同事服务，为学生服务，也间接为学校各个机关服务。因此，教学秘书必须树立自觉服务的角色意识，在教学活动中甘当绿叶，爱岗敬业，把自己的全部热情投入到服务活动中去。可以说，只有甘于奉献自己的青春和时间、热血和精力才能真正担任这一工作。
五、法律意识。教学秘书的具体工作包括教学管理、科研管理、人事管理、学籍管理，甚至包括学生管理和财务管理等，可谓是人微位重。因为职权和工作性质所致，教秘都能接触到重要的管理性文件，知晓许多教师和学生的个人信息，掌握院系的资金和科研经费等，若此类信息利用不当，就会给工作带来损失；如果擅自利用这样自身职权牟利，则会产生法律责任。稍有不慎，教学秘书所担任的管理工作反而会成为打垮自己的“铁锤”。所以，这就要求各位教学秘书结合学校和国家新形势的要求，加强国家刑法、民法、商法等相关内容的学习，在日常工作生活中自觉遵守相关法律和规定。
六、档案意识。高校的教学秘书是教学材料管理、学生学籍管理、教师个人信息管理的主要负责人。同时也肩负着将所有的这些管理原始材料收集归拢，形成档案的任务。作为档案管理最基础最重要的工作人员，教学秘书就要认真做好各类材料的归档工作。教学秘书要熟悉自己掌握的材料内容以及材料之间的因果关系，并要自己整理、归档，从而保证档案质量。作为工作在一线的档案管理员工，各学院的教学秘书对待档案工作的认识和态度，即档案意识的强弱，直接关系着相关各类档案的内在质量。因此，教学秘书应该强化档案意识，积极参加各类归档整理类培训，在学习和实践中不断提高档案管理水平。归档工作也是考验一个教秘细心和耐心的重要手段，所以教秘要真正静下心来认真思考如何归档，提高归档整理能力。
回想起在国外的工作经历，当外国人惊讶于我能在繁杂的工作中沉着面对，能双手油墨拆装卡纸的打印机，能与各色人员微笑交谈时，我知道这是多年的教秘工作积累所得。教秘工作周而复始、事无小事，愿各位教秘在平凡的岗位上持之以恒，做到有张有弛、动静结合，为学校迎评促建，为学校发展添上浓厚靓丽的一笔。